Outsourcing contabilità! Ok e chi garantisce la privacy dei dati finanziari dei miei clienti?
Questa è una delle domande più comuni che si pongono i commercialisti e le aziende che stanno valutando l’opportunità di affidarsi a servizi di outsourcing contabilità. Soprattutto in questo ultimi anni in cui l’esternalizzazione dei servizi di contabilità sta diventando sempre più diffusa.
Sono tanti infatti i vantaggi, in particolar modo in termini di tempo e costi, che hanno convinto molti commercialisti e aziende a esternalizzare il lavoro di contabilità dei loro clienti.
A partire dalla gestione delle buste paga, della tassazione fino alla preparazione del bilancio – sono molte le attività che si possono esternalizzare.
Sicurezza e privacy dei dati sensibili
I dati finanziari sensibili dei miei clienti rimarranno al sicuro? Dove verrà elaborato il lavoro contabile dei miei clienti? Resterà riservato anche se verrà elaborato al di fuori del nostro paese? Come ci verrà poi inviato?
Queste domande sono molto comuni tra coloro che stanno ancora valutando se esternalizzare la contabilità.
Outsourcing contabilità e tutela della privacy secondo il GDPR
Innanzitutto, in materia di sicurezza dei dati, è importante sapere che i servizi di Outsourcing Contabilità tutelano la privacy secondo il Nuovo Regolamento Europeo della Privacy (General Data Protection Regulation (GDPR).
GDPR è il regolamento dell’Unione Europea sulla protezione dei dati e la privacy dei cittadini dei paesi dell’Unione Europea. Il GDPR regola il trattamento dei dati personali, di un’azienda o di un’organizzazione che si trova o no nell’UE.
Ai sensi del GDPR, la gestione dei dati è effettuata dal “Titolare” e dal “Responsabile del trattamento”.
Il modo in cui i dati personali vengono utilizzati è determinato dal Titolare.
Il responsabile del trattamento tratta i dati personali solo per conto del titolare del trattamento. Il trattamento dei dati è disciplinato da un contratto che contempla durata, natura, tipologia di dati, descrizione del processo, misure di privacy e ripartizione delle responsabilità in merito alla protezione dei dati del Titolare.
Le aziende di outsourcing regolano le loro politiche sulla sicurezza dei dati e sulla privacy, allineandosi agli standard stabiliti dal GDPR. Il Titolare dovrà scegliere le aziende che assicurano le misure che rispettano il GDPR.
Responsabilità dei dati nel contratto di outsourcing
Il nuovo Regolamento Europeo sulla Privacy conferisce la responsabilità della definizione delle misure di sicurezza al Titolare o al Responsabile del trattamento, in base alla corretta applicazione delle clausole previste dal contratto.
Nel caso in cui il Responsabile del trattamento (in questo caso la società di servizi) non rispetti le clausole contrattuali, assumerà il ruolo di Titolare del trattamento.
Conclusione e soluzione
I servizi di outsourcing regolati dal GDPR generano una situazione di contitolarità, con la conseguenza che entrambe le parti saranno ritenute responsabili per eventuali danni arrecati agli interessati, i cui dati non sono stati trattati in conformità con il contratto scritto.
In particolare il contratto di esternalizzazione della contabilità per commercialisti e aziende offerto da Outsourcing Contabilità, è regolato da un disciplinare tecnico e da un’informativa e consenso ai sensi dell’art. 6 e 13 del regolamento (UE) 2016/679, che tutela lo studio o l’azienda e chiarisce in modo oggettivo la responsabilità delle parti nel trattamento dei dati sensibili.
